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Obtenir l'enregistrement d'une certification au RNCP ou au RS n'est que la première étape. Il faut ensuite assumer les obligations qui en découlent au quotidien.
Gestion des dossiers de certification, accrochage CDC, sessions de jury, parchemins à délivrer, pilotage d'un réseau de partenaires habilités… Les équipes d'un organisme certificateur jonglent en permanence avec des tâches chronophages et réglementées. Et ça s'accumule à chaque promotion, à chaque nouveau partenaire, à chaque certifié.
Voici les 10 fonctionnalités qu'un logiciel de gestion de la certification doit absolument proposer.
C'est le cœur du métier. Un logiciel de gestion de la certification doit vous permettre de centraliser tous vos dossiers dans un seul endroit.
Depuis le 1er juillet 2021, tout certificateur inscrit au RNCP ou au RS doit transmettre les données de ses certifiés à la Caisse des Dépôts, au format XML, dans un délai de trois mois après la délivrance. En cas de manquement, France Compétences peut suspendre ou retirer les certifications concernées.
Un logiciel dédié génère automatiquement le fichier XML à partir des dossiers à l'état "Réussi", sans ressaisie.
Le parchemin de certification est un document réglementé. Un logiciel de gestion de la certification doit vous permettre de configurer votre modèle de parchemin une fois pour toutes, puis de le générer automatiquement dès qu'un dossier passe à l'état "Réussi".
Lire aussi : Diplôme, certificat, certification, titre, attestation, parchemin, badge… quelle est la différence ?
Le jury de délivrance relève de la responsabilité du certificateur. Gérer plusieurs sessions par an, sur plusieurs certifications, avec des partenaires habilités qui organisent les épreuves : c'est une charge de coordination importante sans outil dédié.
Plus d'informations sur le jury dans notre article dédié : Comprendre les sessions de jury
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Les données d'insertion professionnelle constituent un indicateur clé pour France Compétences lors des renouvellements.
Notre guide pour découvrir comment suivre l'insertion professionnelle des certifiés
Le certificateur est responsable de la mise en œuvre des dispositifs de formation et d'évaluation par ses partenaires habilités. Un réseau de partenaires qui grandit sans outil dédié devient vite ingérable. Vous avez besoin d'un logiciel qui vous permet de centraliser les informations.
La gestion documentaire complète, de la génération à l'archivage et en passant par la signature, dans un seul environnement.
Un espace candidat intégré permet au certifié de suivre l'avancement de son dossier, de télécharger son parchemin et d'accéder à ses enquêtes d'insertion professionnelle.
Au-delà du parchemin papier, les badges numériques permettent à chaque certifié de valoriser sa certification là où ça compte : sur LinkedIn, dans son CV numérique, auprès de ses employeurs.
Un certificateur n'utilise pas qu'un seul outil. Votre logiciel de gestion de la certification doit pouvoir s'y connecter sans friction.
Pour choisir le bon logiciel pour votre organisme, consultez notre guide : quel logiciel de gestion pour un organisme certificateur RNCP/RS ?
La gestion d'un organisme certificateur ne ressemble à aucune autre. C'est exactement pour ça que CertiPlace a été conçu : un logiciel dédié aux organismes certificateurs, qui centralise, automatise l'ensemble des dossiers et réseau de partenaires.
Oui, la signature électronique dans CertiPlace est conforme au règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
CertiPlace permet aux certificateurs de lancer des audits réguliers à partir d’un modèle préconfiguré personnalisable sur tous les partenaires d'une certification et d'automatiser certains comportements :
Pour accompagner les certificateurs, CertiPlace met à disposition une fonctionnalité permettant le suivi par IA des URLs des offres de formation partenaires.
Le suivi des URLs des offres de formation inclut :
Oui, avec des connecteurs natifs (par exemple des outils de facturation : Pennylane, Qonto, Stripe, Tiime, Henrri, Evoliz, Axonaut) ou des solutions no-code telles que Make et Zapier qui permettent de connecter CertiPlace à votre SI.
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