Comment suivre l’insertion professionnelle de ses certifiés ?

Pour un organisme certificateur, collecter et exploiter les données d'insertion professionnelle n'est pas seulement une obligation réglementaire. C'est un levier stratégique pour piloter ses certifications, comprendre le marché et valoriser ses certifiés.

On vous explique comment procéder pour un suivi efficace et de qualité.

Les grandes lignes :

• Respectez bien les exigences de France Compétences
• Récoltez toutes les informations obligatoires
• Ajustez votre stratégie d’envoi des enquêtes pour maximiser les réponses
• Utilisez des outils efficaces

Rentrons dans le détail !

Pourquoi le suivi de l'insertion professionnelle est-il indispensable ?

France compétences exige des organismes certificateurs qu'ils mesurent l'impact de leurs certifications RNCP, pour prouver la valeur d’usage de leur certification.

Mais au-delà de la conformité, ces données renseignent sur la réalité du marché du travail : quels métiers recrutent, quels profils sont recherchés…

Un suivi bien construit permet de :

• Anticiper les évolutions du marché en captant des signaux faibles avant qu'ils ne deviennent des tendances visibles
• Ajuster le contenu des certifications pour rester aligné avec les attentes des employeurs
• Renforcer les relations entreprises grâce à une connaissance précise des débouchés réels métiers

➡️ Pour mieux comprendre l’intérêt du suivi de l’insertion professionnelle, notre article dédié : Pourquoi suivre l’insertion professionnelle des certifiés ?

L’aspect réglementaire : comment procéder pour suivre l’insertion professionnelle ?

Pour suivre l’insertion, les organismes certificateurs doivent faire un suivi des promotions de titulaires.

France compétences définit ainsi une “promotion” : un ensemble de candidats ayant obtenu la même certification ou le même projet de certification durant une période de référence (à minima annuelle) pour l’ensemble des voies d’accès.

• Il ne s’agit pas de reconstituer des promotions à partir de plusieurs groupes, ou au contraire de seulement deux ou trois personnes.

Il y a une exception à ce point : les métiers de niche ou les promotions correspondant à un bassin d’emploi local peuvent être suivis sur moins de personnes.

Dans le cadre de l’obligation de suivi pour le dépôt de certifications dans les référentiels officiels, plusieurs critères sont pris en compte. Les données de suivi doivent :

• Être fiables : l’ensemble des candidats doit être renseigné. L’omission volontaire d’un titulaire constituerait une fausse déclaration.
• Permettre d’apprécier les résultats en ayant une quantité raisonnable de personnes suivies.
• Être représentatives : un taux de retour suffisant aux enquêtes est nécessaire pour assurer que le niveau d’informations transmises représente l’expérience globale de la promotion suivie. On recommande de viser 70 % de complétion.
• Être récentes : des données datant d’il y a plusieurs années peuvent être transmises pour apporter de la pertinence, mais ne suffisent pas. Il faut aussi et surtout donner des informations sur les promotions récentes. Cette exigence a pour but de pouvoir mesurer l’impact rapide et durable des certifications.
• Être complètes et claires.

Organismes partenaires habilités d’organismes certificateurs, attention : les données d’insertion des titulaires sont non cessibles. ⚠️

Ce que ça veut dire : un partenaire ne peut pas utiliser les données relatives à une promotion d’un autre OC pour justifier sa demande d’enregistrement au RNCP. Il y a une dérogation si :

• Il bénéficie d’un accord du certificateur, et dispose d’un document qui matérialise cet accord
• Il dispose des PV originaux des évaluations évaluant les candidats
• Il justifie que les données n’ont pas déjà ou ne serviront pas à motiver une autre demande d’enregistrement (notamment du précédent certificateur).

Quelles informations recueillir lors d’une enquête d’insertion professionnelle ?

Avant même l’enquête post-certification, vous devez disposer de certaines informations sur vos candidats. Elles permettront de procéder à une comparaison et donc une mesure de l’impact de la certification.

Les informations à recueillir à l’entrée dans le cursus certifiant

• L’intitulé et le niveau de qualification de leur dernière certification obtenue
• Le dernier métier exercé et le nombre d’années d’expérience
• S’il s’agit d’un actif occupé, le nom de l’entreprise et la rémunération brute annuelle
• La situation avant l’entrée dans le cursus : actif occupé hors alternance, en recherche d'emploi, en formation, inactif
• La voie d’accès : formation initiale hors alternance, formation continue hors alternance, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation, reconnaissance des acquis, candidat libre

Les informations à collecter dans le suivi d’insertion à court terme

À 6 mois, la première enquête de suivi doit collecter :

• La situation après la certification : actif occupé hors alternance, en recherche d’emploi, en formation dont alternance, inactif
• Le type de contrat ou de statut, et la nature cadre ou non du statut
• L’intitulé du poste ou de l’activité indépendante occupée
• Le nom de l’entreprise et la rémunération brute annuelle

Les informations à collecter dans le suivi à moyen et long terme

Il n’est pas obligatoire de renouveler les enquêtes, mais nous le recommandons ! Collectez de nouveau les mêmes informations que précédemment, pour un suivi des éventuelles évolutions.

Lors de la première enquête, il peut être préférable de garder un nombre de questions limité. Une enquête trop longue peut freiner les réponses par manque de temps, et l’enquête à 6 mois est cruciale. Mais dans les enquêtes suivantes, vous pouvez ajouter des questions qui serviront directement à votre pilotage, par exemple pour savoir si les titulaires recommanderaient votre certification, en gardent un souvenir positif, ou ont des retours à faire sur leur expérience.

Les freins à la collecte de données

La principale difficulté est d'ordre pratique : contacter les certifiés de différentes promotions, obtenir leurs réponses et maintenir une base d’informations de données toujours à jour !

Plusieurs freins compliquent le suivi de l’insertion professionnelle :

• De nombreux certifiés ne connaissent pas l’existence ou l’importance des enquêtes de suivi, et ne voient pas d’intérêt à y répondre
• Ils peuvent aussi s’en méfier, et l’associer à du démarchage, en raison de cette méconnaissance mais aussi des sollicitations répétées d’autres acteurs
• Une expérience mitigée avec l’organisme peut freiner leur engagement
• Le manque de temps pour répondre aux enquêtes.

Répondre aux obstacles de façon efficace

Selon Datalumni, plateforme de gestion et d’animation des communautés alumni, plusieurs bonnes pratiques permettent de remédier à ces difficultés :

• Varier les canaux de diffusion : email, SMS, LinkedIn, appel téléphonique, chaque certifié a ses propres habitudes de communication et consommation. Diversifier les points de contact augmente les taux de réponse.
• Personnaliser les messages : un message nominatif, dans un ton adapté à la relation (avec parfois une touche d'humour), crée une proximité qui favorise l'engagement.
• Renouveler les enquêtes d’insertion professionnelle régulièrement : il est pertinent de prendre régulièrement la température du marché…
• Mais sans sur-solliciter : éviter l’effet “spam”. On l’entend, l’équilibre est dur à trouver ! Il est utile de renouveler les enquêtes, et de varier les points de contact. Mais cela ne veut pas dire qu’il est pertinent d’envoyer 3 mails, un message LinkedIn et 2 SMS en l’espace d’un mois !
• Commencer avant l’enquête : il faut bien sûr développer une bonne relation avec les titulaires dès lors qu’ils deviennent candidats. Leur réceptivité à vos enquêtes dépendra de leur expérience avec votre organisme durant leur parcours de certification.

Côté pratique : quels outils pour mener les enquêtes ?

Vous pouvez opter pour un envoi manuel de vos enquêtes, ou utiliser un outil de mailing par exemple. Mais le plus simple reste encore d’automatiser l’envoi des enquêtes de suivi directement depuis l’outil avec lequel vous gérez vos certifications.

Pour en savoir plus sur les avantages et ce que l’automatisation rend possible, consultez notre page dédiée !  Vous pourriez augmenter de 40 % vos taux de réponse aux enquêtes.

Conclusion

Un suivi rigoureux de l'insertion professionnelle, c'est la base d'un organisme certificateur qui pérennise sa certification et sa valeur d’usage. Les données collectées ne servent pas qu'à rendre des comptes à France compétences, elles permettent de comprendre, d'ajuster et de rayonner. À condition de les traiter comme ce qu'elles sont vraiment : un outil de pilotage.

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