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En tant qu'organisme certificateur, vous gérez des certifications RNCP ou RS, un réseau de partenaires habilités, des jurys, des candidats et des obligations réglementaires qui évoluent régulièrement. Pour gérer votre activité, vous avez besoin d'un logiciel de gestion. Comment le choisir ? On vous guide pour trouver le logiciel qui correspond à vos besoins.
Un organisme certificateur est une structure reconnue par France Compétences pour délivrer des certifications inscrites au RNCP ou au RS. Un logiciel de gestion pour organisme certificateur est une plateforme qui centralise toutes ces étapes dans un seul outil.
Voici les critères à prendre en compte dans le choix d'un logiciel pour gérer la certification.
Prenez en compte son ancienneté sur le marché, son historique : qui l'a créé et pourquoi, et sa position dans le secteur.
Un organisme certificateur gère les données sensibles de clients et candidats au quotidien. Renseignez-vous sur la politique de confidentialité, la localisation des serveurs et la politique cyberosécurité.
Assurez-vous que le logiciel vous permet de gérer les dossiers de candidature, organiser les sessions de jury, gérer votre réseau de partenaires habilités, automatiser l'accrochage certificateur, et faciliter l'alimentation du Passeport de compétences.
Plus d'informations sur les 10 fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion de la certification dans notre article dédié.
Le meilleur moyen d'estimer si le fonctionnement du logiciel est clair pour vous est de voir une démo, ou demander un essai gratuit.
Orientez vous vers un logiciel qui vous permet d'automatiser des tâches chronophages. Pour en savoir plus : pourquoi et comment automatiser la gestion de votre organisme certificateur.
Un bon logiciel pour gérer la certification doit vous proposer des fonctionnalités qui soutiennent votre conformité aux différentes obligations réglementaires. Il est essentiel de pouvoir réaliser l'accrochage certificateur à la Caisse des Dépôts, exporter dans le Passeport de compétences, et suivre la conformité de vos partenaires habilités.
Enfin, un critère qui peut tout changer : les avis et retours d'autres certificateurs qui sont déjà clients. Recherchez le nom du logiciel sur LinkedIn par exemple, ou consultez les fiches Google ou Trustpilot.
Il n'existe pas un logiciel parfait et universel pour gérer la certification. En comparant bien avec les bons critères, vous ferez rapidement le tri parmi les choix du marché. CertiPlace est un logiciel de gestion conçu spécifiquement pour les organismes certificateurs RNCP/RS.
Vous voulez voir comment CertiPlace répond à vos besoins ? Demandez une démonstration
Non, pas directement. Qualiopi est une certification obligatoire pour les organismes de formation qui mobilisent des financements mutualisés (OPCO, Région, France Travail, Agefiph), en vigueur depuis le 1er janvier 2022. En tant qu'organisme certificateur, vous n'êtes pas tenu d'obtenir Qualiopi pour votre propre activité de certification. En revanche, si vous habilitez des organismes de formation partenaires, il peut être important de vérifier que ces derniers respectent cette exigence lorsqu'ils sollicitent ces financements.
Les tarifs varient fortement selon les éditeurs, le périmètre fonctionnel et la taille de votre structure. Pour comparer objectivement, raisonnez en coût total : abonnement, frais de mise en service, accompagnement, et éventuels surcoûts à l'usage (SMS, …).
Cela dépend de la solution choisie et de la complexité de votre activité, mais comptez en général quelques semaines pour être opérationnel. La durée varie selon le volume de données à migrer, le nombre d'utilisateurs à former et le niveau de personnalisation nécessaire.
Ce qui fait la différence, c'est la qualité de l'accompagnement proposé par l'éditeur. Un onboarding avec un interlocuteur dédié, des étapes claires et une prise en main adaptée à votre équipe, cela réduit le temps et évite les blocages en cours de route. Avec CertiPlace, chaque nouveau client est accompagné par un chargé d'accompagnement dédié pour être opérationnel le plus rapidement possible.
