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Le quotidien d’un organisme certificateur est déjà très chargé. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps avec toujours plus de dossiers, de paperasses et d'administratif ! L’accrochage certificateur n’est qu’une étape chronophage de plus, qui est pourtant incontournable. Voici nos conseils pour simplifier la démarche.
L’accrochage, c’est à dire la transmission de la liste des personnes certifiées à la CDC, peut sembler simple d’apparence.
Après tout, il suffit d’envoyer un fichier XML de temps en temps, pas vrai ?
On explique le processus dans notre article : Qu’est-ce que l’accrochage certificateur ?
Identifions où vous perdez du temps :
Mais surtout, où vous risquez des erreurs :
Nom, prénoms, informations sur le centre d’examen, dates d’obtention et de fin de validité : c’est tout un ensemble de données sur lesquelles une erreur arrive vite.
En cas de non déclaration, vous risquez des sanctions, jusqu’au retrait de vos certifications des référentiels.
En cas d’informations de mauvaise qualité, vous risquez votre crédibilité et la valorisation des compétences pour les titulaires de vos certifications.
Alors autant dire qu’avoir une bonne méthode pour s’y prendre n’aura que des avantages !
Avant toute chose, vous devez savoir quelles informations seront demandées lors de la déclaration. Vous pouvez ainsi vous assurer en amont de bien les avoir collectées.
Pour cela, utilisez le dictionnaire des données mis à disposition par Mon Compte Formation.
Notez que certaines informations sont facultatives, mais qu’il est tout de même recommandé de les renseigner ! Leur détail améliore notamment les recommandations qui seront faites aux titulaires en lien avec leur Passeport de compétences.
Nos conseils :
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Une bonne organisation simplifie déjà grandement les choses.
Mais imaginez ce que vous pourriez accomplir en automatisant l’accrochage certificateurs :
Lorsque vous collectez avec rigueur les informations de vos certifiés et renseignez toutes les données liées à vos certifications dans votre outil de gestion, vous ouvrez la porte à l’automatisation.
L’outil n’a qu’à récupérer les informations fournies pour vous aider à faire les étapes suivantes. Une collaboration entre votre sérieux et la technologie !
Certaines informations peuvent même être récupérées automatiquement.
➡️ Le décret n°2024-1236 du 30 décembre 2024 autorise les organismes certificateurs à transmettre le numéro de sécurité sociale (NIR) des certifiés, à condition que cette donnée soit déjà référencée dans le cadre de leur activité. Cette donnée permet de renforcer la conformité et la vérification des données transmises automatiquement.
Attention : les organismes certificateurs qui ne sont pas habilités à collecter le numéro de sécurité sociale de leurs certifiés dans le cadre de leurs activités ne peuvent pas transmettre cette donnée à la Caisse des Dépôts. Ils pourront continuer de transmettre les données d’identité de leurs certifiés conformément au bloc 8 et 9 du dictionnaire des données.
CertiPlace dispose d’une fonctionnalité d’accrochage automatique pour simplifier la démarche aux OC grâce au NIR. Prenons cet exemple pour comprendre comment cette tâche peut être automatisée.
Concrètement :
Vous l’aurez compris, l’accrochage des certifiés est une tâche qui peut tout à fait être automatisée à condition de mettre en place les bons processus en amont et de disposer des bons outils.
Les informations à transmettre à la CDC sont des données que vos candidats savent déjà que vous collectez : elles leur sont demandées dès leur inscription à une certification. Vous n’aurez donc aucune difficulté liée à l’autorisation d’exploiter ces informations dans le cadre des déclarations obligatoires, que vous le fassiez manuellement ou de façon automatique.
Résumons : la clé pour simplifier l’accrochage des certifiés en toute conformité, c’est de bien s’organiser et de tirer parti de la technologie pour automatiser !
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