Comment simplifier l’accrochage certificateur ?

Le quotidien d’un organisme certificateur est déjà très chargé. Vous ne pouvez pas vous permettre de perdre du temps avec toujours plus de dossiers, de paperasses et d'administratif ! L’accrochage certificateur n’est qu’une étape chronophage de plus, qui est pourtant incontournable. Voici nos conseils pour simplifier la démarche.

Piqûre de rappel : l’accrochage certificateur, si complexe que ça ?

L’accrochage, c’est à dire la transmission de la liste des personnes certifiées à la CDC, peut sembler simple d’apparence.

Après tout, il suffit d’envoyer un fichier XML de temps en temps, pas vrai ?

On explique le processus dans notre article : Qu’est-ce que l’accrochage certificateur ?

Identifions où vous perdez du temps :

• Il faut récupérer puis renseigner les données de chaque titulaire ou certifié
• Il faut faire de même pour chaque certification RNCP ou RS que vous proposez
• Et il faut répéter l’opération chaque fois que vous avez de nouveaux certifiés, dans les 3 mois suivant leur certification.

Mais surtout, où vous risquez des erreurs :

• Il faut transmettre des informations détaillées sur les titulaires des certifications…
• Mais aussi sur votre organisme…
• Et enfin sur les modalités et résultats de la certification elle même.

Nom, prénoms, informations sur le centre d’examen, dates d’obtention et de fin de validité : c’est tout un ensemble de données sur lesquelles une erreur arrive vite.

En cas de non déclaration, vous risquez des sanctions, jusqu’au retrait de vos certifications des référentiels.

En cas d’informations de mauvaise qualité, vous risquez votre crédibilité et la valorisation des compétences pour les titulaires de vos certifications.

Alors autant dire qu’avoir une bonne méthode pour s’y prendre n’aura que des avantages !

Pour faciliter la déclaration des certifiés, bien s’organiser

Avant toute chose, vous devez savoir quelles informations seront demandées lors de la déclaration. Vous pouvez ainsi vous assurer en amont de bien les avoir collectées.

Pour cela, utilisez le dictionnaire des données mis à disposition par Mon Compte Formation.

Notez que certaines informations sont facultatives, mais qu’il est tout de même recommandé de les renseigner ! Leur détail améliore notamment les recommandations qui seront faites aux titulaires en lien avec leur Passeport de compétences.

Nos conseils :

• Consultez d’abord le dictionnaire des données.
• Assurez vous que votre processus collecte l’ensemble de ces informations dès l’inscription : le logiciel ou fichier que vous utilisez pour répertorier vos certifiés comprend-il bien tous les champs nécessaires ?
• Simplifiez vous la vie, centralisez tout : utilisez un même outil pour inscrire, suivre et déclarer vos candidats. Il existe des logiciels dédiés vous évitant ainsi de devoir re-saisir les mêmes informations à plusieurs endroits.
• Mettez en place un rappel au moins tous les 3 mois : si vous avez en continu de nouveaux certifiés, cela assurera que vous ne dépassez jamais le délai pour déclarer les nouveaux.
• Pensez à mettre la technologie de votre côté : automatisez !

Automatiser l’accrochage certificateur

Une bonne organisation simplifie déjà grandement les choses.

Mais imaginez ce que vous pourriez accomplir en automatisant l’accrochage certificateurs :

• Donner plus d’énergie au développement de votre activité
• Passer du temps à améliorer votre offre
• Ne plus tirer à la courte paille qui se verra attribué la longue tâche de remplir les fichiers à la main 😅

Lorsque vous collectez avec rigueur les informations de vos certifiés et renseignez toutes les données liées à vos certifications dans votre outil de gestion, vous ouvrez la porte à l’automatisation.

L’outil n’a qu’à récupérer les informations fournies pour vous aider à faire les étapes suivantes. Une collaboration entre votre sérieux et la technologie !

Certaines informations peuvent même être récupérées automatiquement.

➡️ Le décret n°2024-1236 du 30 décembre 2024 autorise les organismes certificateurs à transmettre le numéro de sécurité sociale (NIR) des certifiés, à condition que cette donnée soit déjà référencée dans le cadre de leur activité. Cette donnée permet de renforcer la conformité et la vérification des données transmises automatiquement.

Attention : les organismes certificateurs qui ne sont pas habilités à collecter le numéro de sécurité sociale de leurs certifiés dans le cadre de leurs activités ne peuvent pas transmettre cette donnée à la Caisse des Dépôts. Ils pourront continuer de transmettre les données d’identité de leurs certifiés conformément au bloc 8 et 9 du dictionnaire des données.

Comment fonctionne l’accrochage automatique dans un logiciel de gestion pour OC ?

CertiPlace dispose d’une fonctionnalité d’accrochage automatique pour simplifier la démarche aux OC grâce au NIR. Prenons cet exemple pour comprendre comment cette tâche peut être automatisée.

Concrètement :

• Vous collectez les informations nécessaires lors des inscriptions à vos certifications en remplissant les champs correspondants
• Chaque jour, les dossiers ayant atteint l’état de réussite sont transmis automatiquement
• Leurs données sont converties au format XML et transmises à la CDC pour vous
• Des bilans quotidiens vous gardent informé de l’état de votre accrochage.

Vous l’aurez compris, l’accrochage des certifiés est une tâche qui peut tout à fait être automatisée à condition de mettre en place les bons processus en amont et de disposer des bons outils.

Les informations à transmettre à la CDC sont des données que vos candidats savent déjà que vous collectez : elles leur sont demandées dès leur inscription à une certification. Vous n’aurez donc aucune difficulté liée à l’autorisation d’exploiter ces informations dans le cadre des déclarations obligatoires, que vous le fassiez manuellement ou de façon automatique.

Résumons : la clé pour simplifier l’accrochage des certifiés en toute conformité, c’est de bien s’organiser et de tirer parti de la technologie pour automatiser !

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